De zin en onzin van conferenties

Een verspilling van tijd en middelen, of juist niet?

 23 September 2019  |   11 October 2019

Bedrijven zien conferenties vaak als een onnodige kost waar hun werknemers nauwelijks worden naar toe gestuurd. Meestal gaat dit keurig af van het jaarlijks opleidingsbudget, ook weer keurig verrekend en verdeeld per persoon. Als Piet graag drie dagen wenst te gaan, en Jan in hetzelfde team ook, ontstaat er al een probleem: wie gaat dan die grote hoeveelheid dagelijkse problemen opkuisen? Er wordt een compromis gesloten: Piet en Jan mogen elk slechts één dag gaan, en elk op één aparte dag van het evenement. Misschien is Piet blij, omdat het thema hem dit jaar toch niet lag en hij gewoon een dag niet wou werken. De kans is even groot dat hij niet blij is, omdat hij terecht wou bijleren van experten in zijn vakgebied die binnen het bedrijf nog nauwelijks te vinden zijn.

Technische conferenties in de IT-wereld zijn best groot, bestaan uit verschillende dagen, behelzen verschillende maar allemaal even relevante thema’s, en trekken internationale sprekers en luisteraars aan. In tegenstelling tot grote get-togethers in de privéwereld, trekken academische conferenties voornamelijk diezelfde academici aan. Om beide werelden beter te kunnen begrijpen, moeten we kijken naar wat hun drijft. Dat is in beide gevallen geld. De industrie beperkt het budget, zodat de lucky few wat know-how kan meenemen, liefst voorgekauwd, om onmiddellijk te kunnen opleveren in een of ander product. De nadruk ligt op het ontvangen van informatie (en uiteraard reclame maken).

Bij academici ligt dat een beetje anders. Daar staan het aantal publicaties gelijk aan geld. Publiceren kan in een ‘boekje’: ofwel een tijdschrift dat streng wordt gereguleerd (journal), ofwel een bundel van papers gerelateerd aan een thema van een bijeenkomst (conference proceeding). Dat betekent in de praktijk dat het leeuwendeel van de gasten op een academische conferentie zelf ook auteurs zijn. Als je niet presenteert, verschijnt het niet in de bundel, en is er geen publicatie - en dus geen geld. De nadruk ligt op het versturen van informatie.

Beide werelden hebben zo hun problemen. In het eerste geval komen veel werknemers opdagen omdat ze gewoon geen zin hebben om een dag op kantoor te spenderen, en omdat er nog wat budget te spenderen was - dit jaar niet opgebruikt is geen potje voor volgend jaar. Er wordt goed gegeten en gelachen, en omdat de baas dat vraagt, een verslagje geschreven. Presentaties worden over het algemeen gehouden door echte consultants die weten wat ze moeten vertellen, en hoe. Een aantal slots zijn simpelweg gekocht door bedrijven, en zijn verdoken reclame om mensen die hun werk beu zijn te overhalen elders een contract te tekenen. Presentaties zijn vaak technisch, diepgaand, en vooral praktisch.

In het tweede geval komen academici opdagen omdat ze moeten presenteren. Dat gebeurt in paralelle sessies waarbij iedereen een kwartier tot twintig minuten de tijd krijgt om een paper van tien pagina’s samen te vatten. Dat klinkt als een goed idee, op voorwaarde dat geen alinea’s domweg gekopieerd worden op de slides, om ze vervolgens voor te lezen. Presentaties zijn vaak theoretisch, en vooral droog. Het aantal aanwezigen per sessie varieert sterk, waarbij het aantal oplettende personen jammer genoeg aan de lage kant is. Jaak is zijn presentatie mentaal aan het voorbereiden terwijl Lowie de zijne aframmelt. Jozef weet na de derde slide met 100 woorden niet meer over wat het gaat en grijpt naar zijn GSM om te kijken hoe het met de wereld gesteld is. Dit fenomeen heeft tegenwoordig zijn eigen term, ‘phubbing’, gekregen. Yannick is al een halfuur als een gek zijn inbox aan het opkuisen, want niemand heeft eigenlijk de tijd om op de conferentie aanwezig te zijn. Zenuwachtige doctoraatsstudenten, buitenlandse sprekers met een te zwaar accent, en oude rectoren die graag nog een onnodig woordje uitleg geven over hun universiteit - ze zijn allemaal aanwezig.

Dat brengt ons bij de vraag: waarom? Sommigen zullen ongetwijfeld antwoorden ‘omdat ik mensen leer kennen waar ik mee kan samen werken’. Anderen met ‘omdat het lekker eten inbegrepen is, en ik naar het buitenland mag!’ Het verschil in type en sfeer op een conferentie van de industrie en de academische wereld is erg treffend. Terwijl de privé wereld graag een stukje direct inzetbare kennis mee naar huis neemt, hoop de academicus op een potentiële toekomstige vruchtbare samenwerking. In beide gevallen viel het me op hoe oneerbiedig een publiek kan zijn naar de spreker toe, op het moment dat die GSM’s uit de broekzak worden gehaald, en de laptops opengeklapt. Ik hoorde op de laatste conferentie bij het vraag- en antwoordmoment iemand zeggen:

Thank you, that was a good presentation. You forced me to close my laptop and listen.

Alsof er gewoon wordt verondersteld dat dit bijna nooit hoort te gebeuren. Werken kan, tussendoor - nee: het moet. Ik zit hier gewoon omwille van mijn eigen presentatie. Op die momenten krijgt de onzin de overhand, om nog maar te zwijgen van de ecologische gevolgen van een vliegtripje van enkele dagen. Het is trouwens schrijnend om te zien hoe weinig mensen effectief kunnen presenteren in de academische wereld - en dat zijn dan professoren die dit elke dag doen. Dit probleem ervaar ik om een of andere reden als veel minder erg in de privéwereld. Het doet me wat denken aan Arnout Van den Bossche zijn show ‘burn-out voor beginners’, waarin hij terecht de draak steekt met de gemiddelde PowerPoint gebruiker.

Uiteraard pleit ook ik schuldig. Ik heb presentaties gegeven voor volle filmzalen als software ontwikkelaar bij Devoxx, en ik heb korte presentaties gegeven als doctoraatsstudent bij lokale universiteiten. In beide gevallen waren er andere interessante en minder interessante sessies, in beide gevallen durfde ik al eens eentje overslaan, en in beide gevallen geloof ik dat het op een of andere manier wel nuttig was. Maar misschien wordt het tijd om eens kritisch te kijken naar het concept. Misschien kunnen er wat onnodige ruwe kantjes glad geveild worden. Minder nadruk op publicaties en meer op presentaties, bijvoorbeeld, of de GSM en laptop in het hotel laten als je niet zelf moet presenteren. Notities nemen kan nog steeds met iets dat ‘pen en papier’ heet, hoe voorhistorisch dit ook klinkt. Sprekers die nog nooit een TED talk gezien hebben of nog nooit Presentation Zen gelezen hebben worden automatisch geweigerd.

Verhaaltjes vertellen trekt niet alleen kinderen aan, maar doet ook je publiek opletten:

Time after time, when faced with the task of persuading a group of managers… to get enthusiastic about a major change, storytelling was the only thing that worked. (Stephen Denning, The Leader’s Guide to Storytelling)

Het ‘presenteren voor publiceren’ motto slaat op niets en werkt bovenstaande punten volledig in de hand. Nog niet de helft van de aanvaarde papers zijn interessant genoeg om iets over te vertellen, en dat geldt ook voor mijn eigen werk. Zonder praktische demo’s zijn de erg snel op elkaar volgende sessies na een tijdje moeilijker verteerbaar.

Het is dan ook niet verwonderlijk dat naargelang de dagen van de conferentie vorderen, meer en meer mensen een frisse neus halen en ‘per ongeluk’ te laat of niet meer terugkomen.

 Top